Der Januar ist für mich der traditionelle Zeitpunkt zum Computer putzen. Ordnung im Computer ist nämlich nicht nur für mich als Freiberufler absolut unverzichtbar. Und ja, Ihr seht das schon richtig: Ein Computerputz ist echte Draußen-ist-mieses-Wetter-Arbeit. Immer dabei: Tasse Milchkaffee oder Tee, Reste vom Weihnachtsgebäck, Wolldecke, Musik….
Schließlich brauchen nicht nur Computer liebevolle Zuwendung.

Teil eins: Die Emails

Ja, es hat sich einiges angesammelt im Laufe des Jahres. Genau 1246 ungelesene Mail aus dem vergangenen Jahr meldet mein Emailprogramm. Im Durchschnitt drei am Tag!
Und nein. Es liegt nicht daran, dass ich meine Mails nicht zu lesen pflege, sondern es liegt daran, dass

• Etliche Mitbenutzer von Verteilern auf den Button „Allen antworten“ klicken, auch wenn sie nur schreiben „Danke für die Info, „Donnerstag kann ich nicht“ oder gar „Schnucki, Du bist süß“
• Pro Online-Bestellung oft fünf bis sechs Mails bei mir eintrudeln. „Wir haben ihre Bestellung erhalten“. „Ihre Zahlung ist bei uns eingetroffen“. „Sie haben eine Zahlung an… veranlasst“. „Ihre Ware wird jetzt versandt“. „Der Paketcode ihrer Sendung lautet…“. „Bitte bewerten Sie uns…“.
• Viele Online-Shops (vor allem aus dem Ausland) mich nach der Bestellung gleich in ihren Online-Verteiler aufnehmen und mir regelmäßig ihren Newsletter schicken. Entweder ungefragt oder weil ich in der Eile vergessen habe das Häkchen bei „Schicken Sie mir bitte interessante Angebote“ zu löschen.
• Bei Presseverteilern geht nur ganz oder gar nicht. Da trudeln oft 20 für mich uninteressante Mails bei mir ein, bis ich die eine Perle darunter finde

Klar, dass es nichts bringt das Ungelesene im Nachhinein sortieren zu wollen.
Also einfach nur den Ordner komprimieren und dann am Stück archivieren. Die ausgeklügelte Suchfunktion moderner Email-Programme findet ganz schnell wieder was suche, wenn ich denn tatsächlich etwas suche.

Mein Posteingang genügt jetzt sogar den
Anforderungen der Leere-Inbox-Puristen.

Wie´s geht mit dem Archivieren  von Emails finden Sie beispielsweise hier für Microsoft Outlook und hier für Thunderbird.
Für Ihre Mobilgeräte mit Gmail gibt’s hier und hier Anleitungen.

Damit mein Posteingang jetzt auch möglichst lange so jungfräulich bleibt, checke ich kurz die ungelesenen Mails vom Dezember durch:

• Welches davon sind Newsletter, die ich getrost abbestellen kann? Gleich raus mit der Kündigung. Oft muss man allerdings ein bißchen suchen, bis man die ultrakleingedruckte Abbestell-Option findet.
  Mein kritischer Blick auf Newsletter bleibt übrigens noch den ganzen Januar durch bestehen. Mit diesem Trick habe ich aber dann wirklich fast alles Unnütze eliminiert.
• Welche Mails sind echte Spam-Mails, die meinem Spam-Filter durchgerutscht sind? Die markiere ich jetzt gerade beim Durchsehen, denn mein Spamfilter ist ja lernfähig.

 Passt meine Ablage noch?

Mein nächster Blick gilt der Ablage meiner Emails:

• Passt meine Ordnerstrukur noch zu mir und meinen Aufgaben? Die Dinge ändern sich. Meine Ordnerstruktur vom Jahr 2010 passt schon lange nicht mehr zu meiner Tätigkeit. Also lösche oder archiviere ich Ordner, die ich nicht mehr benötige, und erstelle neue. Neue Ordner befülle ich entweder manuell wenn ich die Emails gelesen bzw. bearbeitet habe, oder ich lasse die entsprechenden Mails mit Hilfe eines Filters oder einer Regel einfach ungelesen hineinlaufen und nehme sie mir vor, wenn ich Zeit und Lust dazu habe. Zum Beispiel die noch verbleibenden Newsletter 😉
• Sinnvoll ist es, auch einmal die vorhandenen Filter (Regeln) durchzuschauen: Was macht noch Sinn und welche ändere ich besser ab?

Anleitungen für das Erstellen von Regeln bzw. Filtern gibt’s hier für Outlook oder Thunderbird.
Bei Android-Geräten bietet sich die Funktion „sortierter Eingang“ an oder eine leistungsfähige App wie MailDroid. Eine Anleitung für das Mail-Filtern in Ihrer  I-cloud finden Sie hier.

Foto: Rainer Sturm/pixelio.de